Membuat press release yang efektif menjadi kunci dalam menyampaikan informasi penting kepada media dan publik. Untuk Universitas Pembangunan Nasional Veteran Jakarta (UPNVJ), press release tidak hanya berfungsi sebagai alat komunikasi, tetapi juga menjadi sarana untuk memperkuat citra institusi dan meningkatkan visibilitasnya di tengah masyarakat. Dengan struktur yang jelas dan konten yang informatif, press release dapat menarik perhatian wartawan, editor, maupun pengunjung website UPNVJ. Meski terlihat sederhana, proses penyusunan press release memerlukan pendekatan yang tepat agar pesan yang disampaikan bisa diterima dengan baik dan cepat ditindaklanjuti oleh pihak terkait.
Dalam era digital saat ini, media massa tidak lagi hanya terbatas pada surat kabar atau majalah cetak, tetapi juga mencakup platform online seperti situs berita, blog, dan media sosial. Oleh karena itu, press release yang dibuat harus mampu menyesuaikan diri dengan berbagai saluran distribusi tersebut. Selain itu, press release juga perlu mengandalkan bahasa yang profesional namun mudah dipahami, serta memiliki struktur yang konsisten agar mudah dikelola dan diterbitkan. Karena itu, panduan ini akan membantu Anda memahami langkah-langkah dalam membuat press release yang efektif dan sesuai dengan standar UPNVJ.
Salah satu aspek penting dalam membuat press release adalah kejelasan dan keakuratan informasi. Setiap detail yang disampaikan harus valid dan dapat diverifikasi, terutama jika berkaitan dengan kegiatan akademik, penelitian, atau program baru dari UPNVJ. Selain itu, press release juga perlu mengandung elemen utama seperti judul yang menarik, tanggal dan lokasi kegiatan, informasi tentang siapa yang bertanggung jawab, serta kontak yang bisa dihubungi untuk keterangan lebih lanjut. Dengan demikian, press release tidak hanya sekadar informasi, tetapi juga menjadi sarana promosi yang efektif dan strategis bagi UPNVJ.
Struktur Dasar Press Release yang Efektif
Press release yang efektif umumnya mengikuti struktur yang sudah baku dan mudah dipahami oleh penerima. Struktur ini memastikan bahwa informasi yang disampaikan tersusun secara logis dan mudah diakses. Berikut adalah beberapa elemen utama yang harus ada dalam sebuah press release:
-
Judul yang Menarik
Judul menjadi bagian pertama yang dilihat oleh pembaca. Oleh karena itu, judul harus singkat, jelas, dan mengandung kata kunci utama yang relevan. Contohnya, "UPNVJ Menggelar Seminar Teknologi Digital untuk Mahasiswa" atau "Kunjungan Menteri Pendidikan ke UPNVJ". Judul yang baik dapat menarik perhatian media dan menjadikannya lebih mungkin untuk diterbitkan. -
Tanggal dan Lokasi
Informasi tanggal dan lokasi kegiatan sangat penting karena membantu media dalam menentukan relevansi dan waktu penerbitan. Misalnya, "Jakarta, 15 Mei 2024 – Universitas Pembangunan Nasional Veteran Jakarta (UPNVJ) menggelar seminar teknologi digital..." -
Isi Utama
Bagian ini berisi informasi utama tentang kegiatan atau peristiwa yang ingin disampaikan. Isi utama harus menjawab pertanyaan-pertanyaan dasar seperti "Apa?", "Mengapa?", "Siapa?", "Di mana?", dan "Bagaimana?". Contoh: "Seminar ini bertujuan untuk memberikan pemahaman tentang perkembangan teknologi digital yang semakin pesat, khususnya di kalangan mahasiswa." -
Pernyataan dari Pihak Terkait
Termasuk pernyataan resmi dari rektor, ketua panitia, atau tokoh penting lainnya. Pernyataan ini memberikan otoritas dan kedalaman informasi. Contoh: "Menurut Rektor UPNVJ, Dr. Budi Santoso, seminar ini merupakan langkah awal dalam mempersiapkan generasi muda yang mampu beradaptasi dengan perubahan teknologi." -
Kontak untuk Informasi Lebih Lanjut
Sertakan nomor telepon, alamat email, atau website yang bisa dihubungi. Contoh: "Untuk informasi lebih lanjut, silakan hubungi Divisi Humas UPNVJ melalui email humas@upnvj.ac.id atau nomor telepon (021) 12345678."
Tips Membuat Konten yang Menarik
Selain struktur yang baik, konten press release juga harus menarik dan mudah dipahami. Berikut beberapa tips untuk membuat konten yang efektif:
-
Gunakan Bahasa yang Profesional Namun Mudah Dipahami
Hindari penggunaan istilah teknis yang terlalu rumit atau frasa yang tidak jelas. Gunakan bahasa yang formal tetapi tetap ramah dan mudah dicerna. -
Fokus pada Manfaat dan Keuntungan
Jelaskan manfaat atau keuntungan dari kegiatan yang diinformasikan. Misalnya, "Seminar ini akan memberikan wawasan baru tentang inovasi teknologi yang bisa diterapkan dalam studi dan karier mahasiswa." -
Tambahkan Data atau Angka yang Relevan
Data atau angka yang relevan dapat meningkatkan kredibilitas dan daya tarik press release. Contoh: "Lebih dari 500 peserta diharapkan mengikuti seminar ini, termasuk para akademisi dan praktisi teknologi." -
Gunakan Paragraf Pendek dan Rapi
Hindari paragraf yang terlalu panjang. Gunakan paragraf pendek untuk memudahkan pembaca dalam memahami informasi. -
Tambahkan Foto atau Video Pendukung
Jika memungkinkan, tambahkan foto atau video yang relevan untuk memperkaya konten. Gambar atau video yang menarik dapat meningkatkan minat media dan pembaca.
Memilih Saluran Distribusi yang Tepat
Setelah press release selesai dibuat, langkah selanjutnya adalah mendistribusikannya ke saluran yang tepat. Berikut beberapa saluran yang bisa digunakan:
-
Media Cetak dan Online
Kirimkan press release ke surat kabar, majalah, atau situs berita yang relevan. Pastikan media tersebut memiliki audiens yang sesuai dengan target informasi. -
Media Sosial
Gunakan platform seperti Twitter, Instagram, Facebook, atau LinkedIn untuk menyebarkan informasi. Media sosial memungkinkan penyebaran informasi yang cepat dan luas. -
Email Newsletter
Kirimkan press release melalui email newsletter kepada rekan kerja, mitra, atau pelanggan. Email newsletter dapat meningkatkan kesadaran dan partisipasi dalam kegiatan UPNVJ. -
Website Resmi UPNVJ
Posting press release di website resmi UPNVJ untuk memastikan informasi tersedia secara langsung dan mudah diakses oleh publik.
Evaluasi dan Perbaikan
Setelah press release diterbitkan, penting untuk melakukan evaluasi dan perbaikan. Evaluasi dapat dilakukan dengan melihat respons dari media, jumlah klik, atau tingkat partisipasi dalam kegiatan yang diinformasikan. Dengan data tersebut, UPNVJ dapat mengevaluasi efektivitas press release dan melakukan perbaikan untuk masa depan.
Kesimpulan
Membuat press release yang efektif membutuhkan persiapan yang matang dan pemahaman yang baik tentang struktur, konten, dan saluran distribusi. Untuk UPNVJ, press release bukan hanya sekadar informasi, tetapi juga menjadi alat promosi yang kuat untuk meningkatkan citra dan visibilitas universitas. Dengan langkah-langkah yang tepat dan konsistensi dalam penyusunan, press release dapat menjadi salah satu andalan dalam komunikasi institusi. Dengan demikian, UPNVJ tidak hanya menyebarluaskan informasi, tetapi juga membangun hubungan yang baik dengan media dan masyarakat.